想要成就偉大的目標，你需要的是計畫，以及不太夠的時間。
美國作曲家 李奧納德．伯恩斯坦Leonard Bernstein
待辦清單（to-do list）是我們目前所使用，最簡單的任務管理系統之一。但是，它還是讓數百萬人感到挫折。你可能也是其中一員。
這不是你的錯。
以前總怪罪於自己行動力不足。然而《一流工作者都在用的待辦清單》作者戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）點出真正問題：「我們根本不知道待辦清單的『正確使用方式』。」
文章重點摘錄
閱讀《一流工作者都在用的待辦清單》動機
對我而言，從學生時期的讀書計畫，到工作上的待辦清單，即使再怎麼精心安排、盡力完成，未達成的事項似乎不曾減少過。
久而久之也從一開始手足無措，不知從何下手，到最後消極不願面對，放棄對隔日做計劃。碰巧此時看到《一流工作者都在用的待辦清單》強調這不是行動力問題，便決定來看看該從何下手改變。
四個地雷導致你一事無成
01：列出待辦清單卻不做
根據生產力App開發商iDoneThis的調查數據，有41%的待辦事項從未被完成。言下之意，這些事情雖已被列入待辦清單，卻一再被延遲到隔天、後天，甚至是無限延期或被終止。
02：傾向易完成的任務，忽略優先順序
面對一長串待辦清單，為了快速得到成就感，我們常傾向做那些簡單且易完成的任務。長久下來，即便看似完成許多任務，真正較緊急重要的任務卻被一再拖延。
03：低估任務需要的時間，高估自己的做事能力
在沒有明確掌握自己工作效率與空檔的狀態下，胡亂安排過多任務，常導致每天都有未完成的待辦事項，久了反而助長拖延的行為。
04：負面情緒
心情差、壓力大或對某件事掛心，容易使人心神不寧。這個狀態下，負面情緒容易使注意力分散，進而削弱生產力、影響理性的決策力。
列出待辦清單並不代表完成任務?
待辦清單只是將散落在腦中的各個任務中抓出來，協助統一管理。然而執行過程中遇到以下幾點，常常會使我們的待辦清單流標。
01：忽略了截止日期
沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單。
截止日期給予我們壓力、督促採取行動，協助我們劃分任務輕重緩急，排定優先順序。若不設定截止日期，這個任務很可能會長時間徘徊在待辦清單上。
帕金森定律（Parkinson’s Law）：「你有多少時間可以完成工作，你就會延展你的工作來填滿可用的時間。」
02：清單太長了
看到一長串的未完成的事，多數人第一直覺反應都是──逃避。如同前面提到，負面情緒在此時掌控了理性決策力，使我們更傾向放棄來舒緩情緒。
每天我們醒來都帶著有限的認知資源，每做一個決定或選擇就會消耗這個存量。當認知資源存量越少，能理性做決定的能力也越薄弱，此現象稱為「決策疲勞（Decision fatigue）」。
當認知資源耗盡，即產生「決策趨避（Decision Avoidance）」，容易使我們傾向選擇能立刻獲得滿足感的活動，而不是對我們好、但需要付出更多努力的活動。
03：任務過於廣泛、不明確
《原子習慣》提到：「許多人認為自己缺乏激勵，其實它們缺的是清晰、具體化。」
任務不夠明確、具體使我們更難開始執行。作者在此提供兩個小技巧：「大專案拆成小任務」、「名詞改成動詞」。下面以整理家裡為例：
| 願望（大專案） | 拆成小任務 | 名詞改成動詞 |
| 整理家裡 | 客廳、花園、廁所、臥室 | 擦客廳櫥櫃、除草、修剪樹枝、刷廁所地板、更換臥室床單 |
04：任務沒有和目標連結
明確的目標，能更具體地預期達成任務所帶來的正面結果，進而激勵我們採取行動。畢竟沒有人喜歡做白工，列出任務前，應了解其必須完成的原因，並跟現階段目標做連結，執行時才會更有動力。
維持有效率的系統
01：建立適合自己的系統並遵循
每個人都是不同的個體，其他人適合的方法不一定能套用在我們身上。首要步驟就是為自己量身打造一套系統，執行越較順心，越容易持續。
02：每週回顧工作狀況並改善
固定每周某一天回顧這一星期的工作狀況，評估各目標達成進展，藉此機會重新排定任務的優先順序，維持待辦清單系統良好運作。
缺乏自我覺察是毒藥，反省與複查則是解藥。
03：對挫敗感保持警覺
執行任務時難免偶有不順，千萬別被一時挫折打敗，阻礙完成任務的心情。當發現自己開始消極，應鼓勵自己重新檢視哪裡做不好，可以怎麼改善，而不是陷入自怨自艾的循環。
04：最可怕的敵人，就是沒有堅強的信念
雖然前面點出了常犯的待辦清單錯誤，也提供我們維持即改善系統的方法。但最重要也是最困難的就是「持之以恆」。
想要維持系統，將面臨到最大的挑戰：改變原有的習慣、避免略過一天。如果這兩個挑戰都能克服，即能避免滾雪球效應。這一觀點在《原子習慣》更是被作者重複提及多次。
雨果：「堅持對於勇氣，正如輪子對於槓桿，那是支點的永恆更新。」
個人想法
一直以來，我總是個計劃者，計畫著每天要做什麼，該如何執行才有效率…。然而，一天過去卻一事無成，完成的幾乎都是簡單的小事項、或是最緊急火燒屁股的事情，而對自己長期有用的任務就一拖再拖。更慘的是，始終找不出問題的癥結點。
這次無意間讀到《一流工作者都在用的待辦清單》，猶如當頭棒喝，開頭的四個地雷正是毀掉每次計畫的元兇。
因為高估自己的工作效率，過度安排任務，時間不足的情況下，導致只能先挑能快速完成卻不太重要或緊急的東西去做，久而久之，待辦清單越來越長，心情受影響也提不起勁，因此惡性循環下去。
另外我覺得設定的目標也很有關係。
過去每次反省，總是鑽研於如何提高效率，因為目標設定在「能達成幾件事」，潛意識肯定會先挑簡單的來做。在我之後接觸到「時間四象限」的概念後，我將事情的重要性和目標在連結，成功讓自己之後面對待辦事項時，能更有系統、更有效率地做出選擇，優先完成較重要、較複雜的待辦事項。
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