時間四象限:《與成功有約》推薦的時間管理法,理出待辦清單的優先順序

時間比金錢有價值,你可以更有錢,但你沒辦法更有時間。

美國企業家 吉米.羅恩 Jim Rohn

分享動機

你是否有過以下的困擾或經驗?

  • 待辦清單一長串,卻不知道該從何下手
  • 報告火燒屁股,才後悔不該拖到最後一刻
  • 難以抗拒耍廢人生,但仍有一絲想改變的希望
  • 想做的事太多,即使一直忙碌,時間仍然不夠用
  • 空閒時間都拿去交際應酬,究竟這是投資還是虛度光陰?

如果上述的情形曾經歷過,或這正是你現在的寫照,那今天要跟大家介紹的「時間四象限」,很有可能幫助你找回那些莫名其妙就消失的時間,引導你將有限的時間投注在真正重要的地方,投資自己的人生。

無論你有沒有時間不夠用的困擾,或是根本沒聽過這個時間管理方式,都沒有關係!

這套系統的觀念雖簡單卻相當實用,即便你現在已有習慣的方式,仍然很推薦大家認識一下唷!

時間四象限使用對象

適合對象:

  • 時間不夠用
  • 事情總是多到火燒屁股
  • 花太多時間在交際應酬
  • 渴望有自我進修的時間
  • 尚有一堆夢想未完成
  • 想改變,但還沒有計畫

推薦度:★★★★★(滿分五顆星)

時間四象限是什麼?

一開始,時間管理都是用一維思考方式,即是「增加效率」。

然而美國著名管理學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey)發現這樣只會造成每個人像隻倉鼠一樣瘋狂跑輪子,因而提出著名的二維時間管理系統:「時間四象限」。

透過「緊急程度」及「重要程度」,將任務區分成四大區塊,我這邊每個區塊分別稱為:ABCD象限。

各個象限代表著什麼涵意呢?讓我們繼續看下去!

在紙上畫出一個十字,橫軸代表「緊急程度」,縱軸代表「重要程度」,即可分出四大象限。

時間四象限
時間四象限

A象限:重要且緊急

例:處理公事、住院開刀、迫切問題…等急事

這個象限主要都是迫在眉睫、火燒屁股的事情,如果遇到了就得馬上去處理。

有的人會好奇,這樣A象限是不是最重要的?

No no,雖然剛剛說要A象限要優先處理,我們平常在處理的也幾乎都是這象限的事。但這只是因為這些事情快開天窗、已經不能再拖了。

事實上,當人生都在處理A象限,是很難有所成長跟進步的。最好的解決方式:A象限的事情盡可能越少越好,否則每天都會陷入趕東趕西、瞎忙的狀態。

至於要如何減少A象限的產生呢?等等就會提到唷~

👁‍🗨A象限處理方式:立刻去做


B象限:重要但不緊急

例:學習新技能、運動、擴展人脈、閱讀、投資理財…等要事

B象限多屬於精進類型,與人生目標、生活品質息息相關,概括一句話:「投資自己」。

雖然沒有立即的急迫性,卻需要仰賴長時間的日積月累才能見到效果。就像健身一樣,不可能今天做一百下仰臥起坐,明天馬上擁有六塊肌吧。

但也因為無法立即見效,多數人都會忽略掉這個象限。

千萬不要想說不做沒關係,當你平時不運動、不投資理財、不再學習,最終一定會反映出後果的,可能是身體出問題、退休金不夠或被公司裁員。而此時這些事就會全部跑到A象限,再次淪落到火燒屁股的窘境。

👁‍🗨B象限處理方式:有計畫地做


C象限:不重要但緊急

例:朋友邀約、不重要的會議、業務電話、父母安排相親(?)…等瑣事

C象限主要的事情較為瑣碎,如果要用一句話詮釋,大概是「符合大眾期待」。

像是接電話、出席不重要聚會,雖然有急迫性卻不太重要,這類的事最難處理的原因在於人情壓力。即便自己也不怎麼想做,卻好像又逼不得已。

事實上,可以思考看看,C象限的事真的要我本人做嗎?或許其實可以委託其他人、外包或是直接刪除呢?

👁‍🗨C象限處理方式:委託他人、外包


D象限:不重要且不緊急

例:划手機、閒聊、追劇、打遊戲…等雜事

D象限應該一眼就看的出來,多是一些較不須動腦的活動。

下班後追劇、划Instagram、關注其他人動態的確很舒壓,甚至療癒疲憊的心靈,何樂而不為?

當然適度調適心情沒有錯,但還是建議逐漸減少花在D象限時間。相信會閱讀這篇文章的你,個中道理你也心知肚明。

👁‍🗨D象限處理方式:盡可能少做

時間四象限:D象限-不重要且不緊急
時間四象限:D象限-不重要且不緊急 Photo by Lkszy Dgtl on Unsplash

如何使用?

你可能會說,時間四象限的觀念太簡單了,我早就會區分了!

沒錯,這系統的確很好懂,但能正確執行的卻不在多數,就讓我們看看該怎麼使用吧!

一般人錯誤示範

未接觸過時間四象限的人,平時生活順序多是ACDB:處理急事→跟朋友聚餐→回家耍廢→如果有力氣再運動一下。可以試著回想過去是否是如此?

然而多數人通常進行到D象限時,就已把整天的精力耗盡,哪裡輪的到B象限呢?

所以日復一日,B象限越來越急迫,最後跑到A象限,自己才悔不當初。


成功人士的作法

真正有計畫的順序會是ABCD:處理急事→建立每天運動習慣→跟朋友聚餐→最後累癱了才耍廢。是不是很不一樣?

這樣的做法有個好處:確保你每天都要進行B象限。如此一來,B象限就比較不會跑到A象限了。

目標:盡可能增加B象限的比重,減少花在其他象限的時間。

至於各象限應放多少比重呢?最後有加碼的小訣竅要交給大家,記得看到最後唷!

這裡提供個小口訣給大家

  • A象限:Action→趕快行動
  • B象限:Belief→銘記你的信念、努力達成目標
  • C象限:Change→換個人做,不一定要你來
  • D象限:Delete→刪除耍廢時間

個人想法

接觸到時間四象限已三、四年了。

老實說在這之前,我並沒有一套系統性的管理方式。對我而言,當時手上的任務只有緊急與不緊急之分,緊急的事情每個人都知道要先去做,但問題在於少了「重要性」的區分。

當朋友邀約今晚聚餐、趁周末放假一起去逛街,聽起來好像有時效性耶,我就會不知不覺答應了。

然而當時間管理有了二維的思考,一切就不一樣了。我開始反思這段時間究竟在B象限做了什麼?不瞞大家,那時我才驚覺到自己的生活中都充斥著ACD(比例約為20%、40%、30%),B象限幾乎無容身之地。

之後透過無數次的修正、心態調整,我逐漸找到目標,發現投資理財的重要性,重新培養閱讀、運動的習慣,更因此踏上寫部落格之路,期望分享更多個人經驗,協助曾經跟我一樣徬徨無助的人,找回自己的價值。

無論你是否有時間管理上的困擾,或是目前已有一套習慣的模式都沒關係,我都很高興你願意給自己一個學習的機會,也希望這套時間四象限的觀念能提供你不一樣的想法。

ABCD象限佔比

以下分享的小訣竅皆只是個人使用時間四象限後的感想,大家記得依照個人習慣做調整唷!

這部分沒有標準答案,不過大原則就是:盡可能增加B象限,減少其他象限。

B象限攸關未來,如果能好好投資自己,即是對自我負責、有遠見的行為。至於D象限也不要全部都放棄,畢竟人不是鐵打的,適度的休息有助於充電,未來更有動力衝刺。

以我而言,各象限的分配約是:A:10%、B:50%、C:30%、D:10%。


每週B象限21小時以上

之前上課時老師建議大家每週投資自己應以21小時以上為目標。

雖然一開始我也和多數人一樣,覺得這也跨張了吧!扣除掉上班時間,每天怎麼生出三小時啊?不過之後發現其實只要周末放假時減少一些耍廢行為,要達標其實相當容易!

當然目標是可以循序漸進的,不過主要是希望大家有所警覺,自己脫離學生時代後,還有再持續精進自己嗎?

全球首富洛克菲勒曾說過,工作後還能堅持每天學習一小時的人,長久下來必定會和那些不學習的人產生巨大對比。千萬別小看每天比別人多累積一點點的知識!


搭配專注力訓練

上面提到每週要為B象限設立目標,投資多久固然重要,這段時間是否全心投入更是關鍵。

想提升專注力的大家可以參考以下幾個方法:

  • 安靜時刻:完全專注一段時間(1~2小時),不允許任何人打擾,也不使用手機
  • 善用生理黃金時段:在經歷最充沛時段作最需創意、腦力的工作
  • 避免一心多用:減少腦袋快速切換不同工作,消耗過多精力與時間
  • 搭配時間管理工具:番茄時鐘、時間箱…等輔助工具

告訴親朋好友,我正在做什麼事(B象限)

這聽起來很蠢沒錯,但正因為這樣,我們就會為了保住顏面,拚了老命去完成執行。

先前說過,B象限的重要性大家都很清楚,但它最大的缺點就是無法立即見效,導致多數人久了便缺乏動力。

最好的解決方式正是透過「昭告天下」、「設定有時效性的里程碑」來激勵自己。

TED拖延大師演講曾提及,未公開又沒時效性的目標,可怕在於不會有外人給予壓力,久了容易拖延、習以為常,最終放棄掙扎。

請記住這句話:沒有截止時間的任務,就只是願望清單而已


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