【時間四象限】控管兩大因素，時間管理不再是難事

普通人只想到如何度過時間，有才能的人設法利用時間。
德國哲學家　阿圖爾．叔本華（Arthur Schopenhauer）

分享動機

你是否有過以下的困擾或經驗？

待辦清單一長串，卻不知道該從何下手
報告火燒屁股，才後悔不該拖到最後一刻
難以抗拒耍廢人生，但仍有一絲想改變的希望
想做的事太多，即使一直忙碌，時間仍然不夠用
空閒時間都拿去交際應酬，究竟這是投資還是虛度光陰？

如果上述的情形曾經歷過，或這正是你現在的寫照，那今天要跟大家介紹的「時間四象限」，很有可能幫助你找回那些莫名其妙就消失的時間，引導你將有限的時間投注在真正重要的地方，投資自己的人生。

無論你有沒有時間不夠用的困擾，或是根本沒聽過這個時間管理方式，都沒有關係！這套系統的觀念雖簡單卻相當實用，即便你現在已有習慣的方式，仍然很推薦大家認識一下唷！

本文重點

時間四象限適用對象

時間不夠用
事情總是多到火燒屁股
花太多時間在交際應酬
渴望有自我進修的時間
尚有一堆夢想未完成
想改變，但還沒有計畫

推薦度：★★★★★（滿分五顆星）

時間四象限是什麼？

一開始，時間管理都是用一維思考方式，即是「增加效率」。

然而美國著名管理學大師史蒂芬．柯維（Stephen Covey）發現這樣只會造成每個人像隻倉鼠一樣瘋狂跑輪子🐭，因而在其暢銷著作《與成功有約》中引用了著名的二維時間管理系統：艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix），而我個人習慣稱之為「時間四象限」。

時間四象限即是在紙上畫出一個十字，橫軸代表「緊急程度」，縱軸代表「重要程度」，利用緊急性、重要性兩大因素，即可分出四大象限。我這邊暫且將每個區塊分別稱為：ABCD象限。

各個象限代表著什麼涵意呢？讓我們繼續看下去！

⏱A象限：重要且緊急

例：處理公事、住院開刀、迫切問題…等急事

這個象限主要都是迫在眉睫、火燒屁股的事情，如果遇到了就得馬上去處理。

有的人會好奇，這樣A象限是不是最重要的？

No no，雖然剛剛說要A象限要優先處理，我們平常在處理的也幾乎都是這象限的事。但這只是因為這些事情快開天窗、已經不能再拖了。事實上，當人生每天都在被事情追著跑、都在處理A象限，是很難有所成長跟進步的。

最好的解決方式：A象限的事情盡可能越少越好，否則每天都會陷入趕東趕西、瞎忙的狀態。至於要如何減少A象限的產生呢？等等就會提到唷～

🏆A象限處理方式：立刻去做🏆

⏱B象限：重要但不緊急

例：學習新技能、運動、擴展人脈、閱讀、投資理財…等要事

B象限多屬於精進類型，與人生目標、生活品質息息相關，概括一句話：「投資自己」。

雖然沒有立即的急迫性，卻需要仰賴長時間的日積月累才能見到效果。就像健身一樣，不可能今天做一百下仰臥起坐，明天馬上擁有六塊肌吧。但也因為無法立即見效，多數人都會忽略掉這個象限。

千萬不要想說不做沒關係，當你平時不運動、不投資理財、不再學習，最終一定會反映出後果的，可能是身體出問題、退休金不夠或被公司裁員。而此時這些事就會全部跑到A象限，再次淪落到火燒屁股的窘境。

🏆B象限處理方式：有計畫地做🏆

⏱C象限：不重要但緊急

例：朋友邀約、不重要的會議、業務電話、父母安排相親（？）…等瑣事

C象限主要的事情較為瑣碎，如果要用一句話詮釋，大概是「符合大眾期待」，像是接電話、出席不重要聚會。雖然有急迫性卻不太重要，這類的事最難處理的原因在於人情壓力。即便自己也不怎麼想做，卻好像又逼不得已。

事實上，可以思考看看，C象限的事真的要我本人做嗎？或許其實可以委託其他人、外包或是直接刪除呢？

🏆C象限處理方式：委託他人、外包🏆

⏱D象限：不重要且不緊急

例：划手機、閒聊、追劇、打遊戲…等雜事

D象限應該一眼就看的出來，多是一些較不須動腦的活動，像是下班後追劇、划Instagram、關注其他人動態。

這的確很舒壓，甚至療癒疲憊的心靈，何樂而不為？當然適度調適心情沒有錯，但還是建議逐漸減少花在D象限時間。相信會閱讀這篇文章的你，箇中道理你也心知肚明。

🏆D象限處理方式：盡可能少做🏆

如何使用？

你可能會說，時間四象限的觀念太簡單了，我早就會區分了！

沒錯，這系統的確很好懂，但能正確執行的卻不在多數，就讓我們看看該怎麼使用吧！

一般人錯誤示範

未接觸過時間四象限的人，平時生活順序多是ACDB：處理急事→跟朋友聚餐→回家耍廢→如果有力氣再運動一下。可以試著回想過去是否是如此？

然而多數人通常進行到D象限時，就已把整天的精力耗盡，哪裡輪的到B象限呢？所以日復一日，B象限越來越急迫，最後跑到A象限，自己才悔不當初。

成功人士的作法

真正有計畫的順序會是ABCD：處理急事→建立每天運動習慣→跟朋友聚餐→最後累癱了才耍廢。是不是很不一樣？

這樣的做法有個好處：確保你每天都要進行B象限。如此一來，B象限就比較不會跑到A象限了。

🏆目標：盡可能增加B象限的比重，減少花在其他象限的時間🏆

至於各象限應放多少比重呢？最後有加碼的小訣竅要交給大家，記得看到最後唷！

💎提供個小口訣給大家
A象限：Action→趕快行動
B象限：Belief→銘記你的信念、努力達成目標
C象限：Change→換個人做，不一定要你來
D象限：Delete→刪除耍廢時間

個人心得

接觸到時間四象限已一、兩年了。

老實說在這之前，我並沒有一套系統性的管理方式。對我而言，當時手上的任務只有緊急與不緊急之分，緊急的事情每個人都知道要先去做，但問題在於少了「重要性」的區分。當朋友邀約今晚聚餐、趁周末放假一起去逛街，聽起來好像有時效性耶😆，我就會不知不覺答應了。

然而當時間管理有了二維的思考，一切就不一樣了。我開始反思這段時間究竟在B象限做了什麼？不瞞大家，那時我才驚覺到自己的生活中都充斥著ACD（比例約為20%、40%、30%），B象限幾乎無容身之地。

之後透過無數次的修正、心態調整，我逐漸找到目標，發現投資理財的重要性，重新培養閱讀、運動的習慣，更因此踏上寫部落格之路，期望分享更多個人經驗，協助曾經跟我一樣徬徨無助的人，慢慢找回自己的價值。

以下分享幾個我使用時間四象限後的感想，大家記得依照個人習慣做調整唷！

ABCD象限佔比

這部分沒有標準答案，不過大原則就是：盡可能增加B象限，減少其他象限。

B象限攸關未來，如果能好好投資自己，即是對自我負責、有遠見的行為。至於D象限也不要全部都放棄，畢竟人不是鐵打的，適度的休息有助於充電，未來更有動力衝刺。

以我而言，各象限的分配主要是：A：10%、B：50%、C：20%、D：20%，在依照那段時間的狀況調整。

每週B象限21小時以上

之前上課時老師建議大家每週投資自己應以21小時以上為目標。

雖然一開始我也和你們一樣，覺得這也跨張了吧！😮扣除掉上班時間，每天怎麼生出三小時啊？不過之後發現其實只要周末放假時減少一些耍廢行為，要達標其實相當容易！

當然目標是可以循序漸進的，不過主要是希望大家有所警覺，自己脫離學生時代後，還有再持續精進自己嗎？

全球首富洛克菲勒曾說過，工作後還能堅持每天學習一小時的人，長久下來必定會和那些不學習的人產生巨大對比。千萬別小看每天比別人多累積一點點的知識！

搭配專注力訓練

上面提到每週要為B象限設立目標，投資多久固然重要，這段時間是否全心投入更是關鍵。

想提升專注力的大家可以參考以下幾個方法：

安靜時刻：完全專注一段時間（1~2小時），不允許任何人打擾，也不使用手機
善用生理黃金時段：在經歷最充沛時段作最需創意、腦力的工作
避免一心多用：減少腦袋快速切換不同工作，消耗過多精力與時間
搭配時間管理工具：番茄時鐘、時間箱…等輔助工具

告訴親朋好友，我正在做什麼事（B象限）

這聽起來很蠢沒錯，但正因為這樣，我們就會為了保住顏面，拚了老命去完成執行。

先前說過，Ｂ象限的重要性大家都很清楚，但它最大的缺點就是無法立即見效，導致多數人久了便缺乏動力。

最好的解決方式正是透過「昭告天下」、「設定有時效性的里程碑」來激勵自己。

TED拖延大師演講曾提及，未公開又沒時效性的目標，可怕在於不會有外人給予壓力，久了容易拖延、習以為常，最終放棄掙扎。所以，請記住這句話：沒有截止時間的任務，就只是願望清單而已。

最後，無論你是否有時間管理上的困擾，或是目前已有一套習慣的模式都沒關係，我都很高興你願意給自己一個學習的機會，也希望這套時間四象限的觀點能提供你不一樣的想法。

讀了此文章的人，也讀了…

若這篇文章有幫助到您，歡迎留言或分享給有需要的人。

您的支持將是我持續分享所學的最大動力。